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L’archivio si presenta omogeneo e alcune buste risultano titolate e organizzate dall’infaticabile direttore Corrado Doccioli nel corso degli anni sessanta.
Apprendiamo inoltre dal Doccioli che la documentazione riguardante la fondazione e il “primo” periodo del Comitato è andata distrutta dagli eventi bellici come riporta nei suoi scritti titolati “Situazione del Comitato Estate Livornese e possibilità per la trasformazione in Azienda Autonoma Soggiorno e Turismo” del 20 febbraio 1967 e qui conservati in C.E.L. Attività n.46 fascicolo n.12.

Lo stato di conservazione è generalmente buono, sono presenti alcune lacune legate ai periodi di Giugnore incertezza del Comitato.

La prima serie denominata Verbali delle Adunanze raccoglie 9 registri, alcuni titolati “Verbali Riunioni di Consiglio” e riportano la numerazione originale. In ogni unità documentaria vi è la registrazione di più anni di attività dal 1953 al 1973. I verbali sono in parte scritti a mano e parte battuti a macchina.
Questa serie comprende anche una sottoserie denominata Fascicoli Preparatori composta da due buste di fascicoli dattiloscritti riguardanti gli anni 1947 fino al 1971. Questo particolare materiale documentario integra o si sovrappone ai Verbali raccolti nei registri. All’interno di ogni busta i fascicoli sono ordinati cronologicamente e riportano una numerazione in successione riferita alla busta di appartenenza e alla cronologia.

La seconda serie denominata Attività è il nucleo più significativo dell’archivio stesso, essa è costituita da 41 buste riguardanti la vita del Comitato per gli anni dal 1941 fino al 1973. Per ogni busta abbiamo riportato la descrizione dei singoli fascicoli contenuti, utilizzando spesso la titolazione originale. La numerazione interna è riferita alla busta di appartenenza e alla successione dei fascicoli.
L’ordinamento è cronologico, tuttavia gli anni di intensa attività risultano avere più buste come ad esempio nel 1951 in occasione delle “Onoranze a Pietro Mascagni” –Attività n.17, 18 e n.41 del 1963 - l’allestimento della grande mostra nel 1953 su “Giovanni Fattori”- Attività n.22-24 - le prime “Stagioni Liriche” del 1956 che ebbero un rilievo non più esclusivamente cittadino – Attività n.28 - la mostra nel 1961 su “Leonetto Cappiello” – Attività n.36 - quella del 1965 su “Vittorio Corcos” – Attività n.38 - e l’anno successivo quella di “Plinio Nomellini” - Attività n.45-.

La serie conserva al suo interno il materiale archivistico più antico del fondo. La busta n.12 in particolare raccoglie informazioni riguardanti il “primo periodo” del Comitato quello precedente gli eventi bellici. Risalgono a quel periodo le attività della presidenza di Giorgio Nunes prima che si recasse in America. In particolare la significativa conduzione dello Sferisterio G. Marrani adibito al giuoco del pallone con il bracciale in C.E.L. Attività n.12 fascicolo n.2.

La terza serie denominata Corrispondenza è costituita da 4 buste che raccolgono “Copialettere” nella prima busta, mentre le altre sono titolate “Posta in partenza e in arrivo” e riguardano gli anni dal 1947 fino al 1972. Ogni busta conserva materiale documentario riferito a più anni e i fascicoli sono ordinati cronologicamente.
I fascicoli fino agli anni 1952 riportano anche la numerazione originale.

La quarta serie denominata Libri Mastri conserva 11 registri di varie dimensioni e riguardano la registrazione della vita economica del Comitato negli anni dal 1947 fino al 1971. Il primo registro riporta annotazioni riguardanti più anni mentre dal secondo in poi le notazioni sono relative ad ogni anno finanziario.

La quinta serie denominata Conti Consuntivi è costituita da tre buste riguardanti gli anni dal 1947 fino al 1970. Ogni busta raccoglie più annate e sono state conservate anche le “Dichiarazioni sui redditi di Ricchezza Mobile”.

La sesta serie denominata Mandati raccoglie 21 buste per gli anni dal 1948 fino al 1971. La serie è ordinata cronologicamente e presenta lacune per gli anni 1951 e 1969. Molte delle buste presentano il doppio asterisco che indica uno “stato di conservazione” da tenere sotto controllo.

La serie finale denominata Varie conserva una prima busta riguardante interventi o espressione di pareri da parte del Comitato su opere di carattere cittadino come lo “Stadio comunale”, la “Terrazza Mascagni e l’Acquario”, il progetto “Consorzio portuale”, l’ippodromo, il campo di tiro e il Castello del Boccale negli anni 1947-1951. La seconda busta conserva documenti degli anni 1957-58 ed è titolata “Diari e carte di Carlo Bartolini” raccoglie alcune carte private del futuro presidente. L’imprenditore Bartolini rivestì la carica dal 1978 fino al 1986 e partecipò,come abbiamo accennato, alla “terza ricostituzione” del Comitato.

Il riordino del fondo è iniziato nel 2001 e prevedeva l’inserimento su personal computer delle descrizioni relative a tutte le unità fisiche ad oggi conservate presso il Centro di Documentazione Visiva di Villa Maria. L’inventariazione è avvenuta in modo automatico per Serie, Sottoserie e per cronologia avvalendoci del sistema Win/Isis all’interno del quale è stato sviluppato un applicativo denominato CEL. L’archivio, ad oggi, creato è pronto per accogliere in futuro la storia delle “fasi” successive del Comitato dal 1973 in poi.

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